Základní charakteristika

Informační systém ProManager byl vyvinut na základě spolupráce s odborníky na procesní a finanční řízení společností s využitím zkušeností z vývoje a provozování informačního systému IS Monitoring (systém na řízení projektů EU). IS ProManager je webová aplikace, která umožňuje autorizovaný přístup pomocí moderních webových prohlížečů.

IS ProManager umožňuje nastavit tyto základní konfigurace:

IS ProManager je modulární informační systém, který lze nakonfigurovat dle aktuálních požadavků a potřeb organizace.

Podmínky pro poskytování systému IS ProManager:

Seznam komponent systému IS ProManager a jejich základní funkčnosti

IS ProManager se skládá z několika komponent. Struktura těchto komponent umožňuje konfiguraci a nestavení systému dle požadavku objednatele.

Základní funkčnosti:

  • typy zpráv – nová, příchozí, odeslané,
  • možnost vytváření konceptů zpráv,
  • možnost vytvoření skupin příjemců,
  • obsahuje abecední adresář individuálních příjemců,
  • možnost připojení externích příloh,
  • možnost přesunu zpráv do koše,
  • zobrazení zprávy na emailu uživatele,
  • možnost odpovědi na zprávu přímo z emailu uživatele.

Základní funkčnosti:

  • přidání uživatele,
  • import uživatelů,
  • registrace uživatelů pomocí registračního formuláře,
  • přiřazení rolí k daným uživatelům,
  • přidávání formuláře uživatelům (pro získání dalších dat od uživatelů),
  • možnost nahrání naskenovaného podpisu pro podepisování výkazů,
  • úprava detailu uživatelů dle požadavku objednatele (je konfigurovatelné).

Základní seznam rolí uživatelů:

  • Student,
  • Lektor,
  • Vedoucí aktivity,
  • Vedoucí společnosti,
  • Vedoucí projektu,
  • Vedoucí partnera,
  • Další role dle požadavků (je konfigurovatelné).

Základní funkčnosti:

  • vytvoření, import společností/škol (napojení na obchodní rejstřík),
  • možnost editace a zobrazení středisek/tříd pod společností,
  • možnost přiřazení uživatelů do společnosti, střediska společnosti,
  • možnost editace a zobrazení projektů pod společností,
  • možnost editace a zobrazení aktivit pod společností.

Základní funkčnosti:

  • nastavení typu zaměstnanecké smlouvy,
  • přiřazení položek rozpočtu k zaměstnacké smlouvě: používá se při vytváření mzdových a cestovních výdajů,
  • přiřazení skupin činností k zaměstnanecké smlouvě: používá se v pracovních výkazech
  • vytvoření šablon pro zaměstnanecké smlouvy včetně nastavení položek rozpočtu a skupinových činností,
  • vytvoření zaměstnaneckých smluv z předdefinovaných šablon,
  • možnost přidání příloh (tiskové verze smlouvy nebo dodatků),
  • možnost generování tiskové verze zaměstnanecké smlouvy,
  • kontrola zaměstnanecké smlouvy a jejich dodatků (pro příjemce),
  • evidence a kontrola výdajů na zaměstnaneckou smlouvu.

Základní typy zaměstnaneckých smluv:

  • PS úvazková, PS hodinová, DPČ úvazková, DPČ hodinová, DPP hodinová.

Základní funkčnosti:

  • vytvoření, import dodavatelů (napojení na obchodní rejstřík),
  • evidence a kontrola výdajů na dodavatele.

Základní funkčnosti:

  • editace a zobrazení dodavatelských smluv,
  • vytvoření dodavatelských (odběratelských) smluv,
  • přiřazení položek rozpočtu k dodavatelské smlouvě: používá se při tvorbě výdajů (příjmů),
  • možnost přidání příloh (tiskové verze smlouvy),
  • evidence a kontrola výdajů na dodavatelskou smlouvu,
  • kontrola dodavatelské smlouvy (pro příjemce).

Základní funkčnosti:

  • možnost editace a zobrazení aktivit (kurzů, seminářů, poradenství, atd.),
  • možnost napojení aktivity na klíčovou aktivitu projektu,
  • možnost přiřazení vedoucích (lektorů) a účastníků aktivit,
  • možnost zobrazení aktivit na veřejném webu,
  • možnost registrace na danou aktivitu pomocí formuláře,
  • možnost editace a zobrazení harmonogramu aktivity,
  • možnost editace a zobrazení docházky na aktivitu,
  • možnost generování reportů (prezenční listiny, osvědčení, atd.) u dané aktivity,
  • možnost připojení příloh k dané aktivitě (podepsané prezenční listiny, fotodokumentace atd.),
  • kontrola a schvalování aktivity (pro příjemce).

Základní funkčnosti:

  • možnost editace a zobrazení šablon pro reporty ve formátu rtf, docx, xlsx,
  • možnost připojení reportů na vybrané části informačního systému: aktivity, smlouvy, výkazy atd.,
  • možnost vygenerování reportu ve formátu docx, xlsx a pdf.

Základní funkčnosti:

  • možnost editace a zobrazení dynamických formulářů,
  • možnost zobrazení a editace položek formuláře,
  • možnost nastavená typu položky a sémantiky pro danou položku,
  • možnost nastavení vlastností pro formulář,
  • možnost nastavení typu formuláře,
  • možnost přiřazení formuláře vybraným uživatelům,
  • možnost vystavení formuláře na veřejný web (formou odkazu).

Základní typy formulářů:

  • Registrační do systému,
  • Registrační na aktivitu,
  • Dotazník,
  • Obecný.

Základní typy položek:

  • Vstupní pole,
  • Textové pole,
  • Textový editor,
  • Výběrový seznam,
  • atd. (existuje více jak 10 typů položek).

Základní sémantika:

  • data pro uživatele (např.: příjmení, jméno, atd.),
  • data pro společnosti,
  • data pro aktivity,
  • další data (existuje více jak 100 položek pro sémantiku, lze ji rozšiřovat).

Základní funkčnosti:

  • možnost nahrání a zobrazení příloh,
  • možnost nastavení omezení pro velikost příloh,
  • možnost nastavení kategorizace příloh (jak pro klíčové aktivity, tak pro výdaje a smlouvy),
  • možnost napojení příloh na vybrané části: klíčové aktivity, smlouvy, výkazy, výdaje, atd.,
  • možnost kontroly příloh (pro příjemce),
  • možnost hromadného stahování příloh pro monitorovací zprávu.

Základní funkčnosti:

  • zobrazení a editace komentářů,
  • možnost nastavení komentářů na vybrané komponenty v systému: smlouvy, výkazy, výdaje, klíčové aktivity atd.,
  • možnost odpovědi na daný komentář,
  • možnost uzavření komentáře.

Základní funkčnosti:

  • pracovní výkaz je datově napojen na zaměstnaneckou smlouvu, u výkazu se zobrazují nastavené skupinové činnosti,
  • možnost editace v kalendáři pro daný měsíc,
  • možnost výběru z nastavených skupin činností,
  • možnost kopírování a přesouvání dat v daném výkazu,
  • možnost editace počtu hodin mimo projekt,
  • možnost generování reportu (tištěné verze) pracovního výkazu,
  • možnost podepisování pracovních výkazů zaměstnancem a odpovědnou osobou naskenovaným podpisem (v systému se eviduje datum a čas podpisu),
  • možnost kontroly a schvalování pracovních výkazů, a popisu činností v pracovních výkazech (pro příjemce),
  • možnost hromadného stahování pracovních výkazů ve formátu pdf pro monitorovací zprávu.

Kontrola dat systémem:

  • počet hodin na velikost úvazku, který je dané smlouvy,
  • počet hodin (úvazků) na smlouvu,
  • počet hodin na dovolenou a svátky s ohledem na úvazkovou smlouvu,
  • překročení úvazku 1,0/1,2 (administrativní/odborný pracovník).

Modul Projekt obsahuje tyto komponenty

  • A) Klíčové aktivity, činnosti a harmonogram projektu,
  • B) Rozpočet projektu,
  • C) Monitorovací období,
  • D) Přímé výdaje,
  • E) Nepřímé výdaje,
  • F) Příjmy,
  • G) Exporty.

AD A) Klíčové aktivity, činnosti, harmonogram

Umožňuje správu klíčových aktivit a harmonogramu projektu.

Základní funkčnosti:

  • vytváření klíčových aktivit projektu,
  • vytváření jednotlivých činností k aktivitám projektu,
  • přiřazení klíčových aktivit k partnerům projektu,
  • nastavení harmonogramu projektu,
  • možnost vytváření popisu klíčových aktivit pro dané monitorovací období,
  • možnost kontroly popisu klíčových aktivit a jejich příloh (pro příjemce),
  • možnost vygenerování textové monitorovací zprávy pro monitorovací zprávu (pro příjemce).

Ad B) Rozpočet projektu

Umožňuje správu rozpočtu projektu.

Základní funkčnosti:

  • možnost editace počátečního rozpočtu, možnost importu rozpočtu,
  • možnost nastavení kategorizace položek rozpočtu,
  • možnost návrhu, vytváření a schvalování změn rozpočtu,
  • vazba rozpočtu na monitorovací období,
  • vazba smluv a výdajů na položky rozpočtu,
  • možnost zobrazování přehledů čerpání rozpočtu s ohledem na vybrané monitorovací období (pro partnery a příjemce).

Ad C) Monitorovací období

Umožňuje správu monitorovacích období.

Základní funkčnosti:

  • editace a zobrazení monitorovacích období,
  • nastavení monitorovacího období (datum od, datum do, typ období),
  • nastavení stavu monitorovacího období.

Ad D) Přímé výdaje

Umožňuje správu příkazů a sestav pro tyto typy přímých výdajů:

  • Mzdové výdaje,
  • Cestovní výdaje,
  • Ostatní výdaje.

Základní funkčnosti pro mzdové výdaje:

  • tvorba mzdových výdajů z vytvořených výkazů a nastavených zaměstnaneckých smluv: lze hromadně, systém vypočte: hrubou mzdu, odvody, další mzdové výdaje (např. FKSP, poj. odpovědnosti atd.),
  • úprava mzdového výdaje dle účetnictví,
  • přidání příloh pro mzdové výdaje: doklad o úhradě (výpis z účtu), mzdový list, atd.
  • kontrola a schvalování mzdových výdajů a jejich příloh (pro příjemce),
  • hromadné stahování příloh a generování exportů pro import do ISKP.

Základní funkčnosti pro cestovní výdaje:

  • tvorba cestovních výdajů z nastavených smluv,
  • úprava cestovního výdaje dle účetnictví,
  • přidání příloh pro cestovní výdaje: zpráva ze služební cesty, doklad o úhradě, atd.
  • kontrola a schvalování cestovních výdajů a jejich příloh,
  • hromadné stahování příloh a generování exportů pro import do ISKP.

Základní funkčnosti pro ostatní výdaje:

  • tvorba ostatních výdajů z vytvořených a nastavených dodavatelských smluv,
  • tvorba ostatních výdajů přímo bez vytvořené smlouvy s vazbou na dodavatele,
  • úprava ostatních výdajů dle účetnictví,
  • přidání příloh pro ostatní výdaje: doklad o úhradě (výpis z účtu), smlouva/objednávka, faktura, dodací list, atd.
  • kontrola a schvalování ostatních výdajů a jejich příloh (pro příjemce),
  • hromadné stahování příloh a generování exportů pro import do ISKP.

Ad E) Nepřímé výdaje

Umožňuje správu příkazů a sestav pro tyto typy nepřímých výdajů:

  • Mzdové výdaje,
  • Cestovné,
  • Ostatní výdaje.

Základní funkčnosti jsou stejné jako pro přímé výdaje.

Pro nepřímé výdaje se nemusí provádět kontrola.

Ad F) Příjmy

Umožňuje správu příkazů a sestav pro přímé výdaje: zálohové platby, příjmy z projektu.

Základní funkčnosti jsou stejné, jako pro Ostatní výdaje.

Ad G) Přehledy a exporty

Základní funkčnosti:

  • přímé napojení výdajů a příjmů na přehledy čerpání rozpočtu,
  • manažerské přehledy smluv, výkazů a výdajů po jednotlivých partnerech,
  • manažerské přehledy stavu kontroly smluv, výkazů a výdajů po jednotlivých partnerech,
  • možnost hromadného stahování příloh do nastavené struktury pro nahrávání do ISKP,
  • možnost generování různých reportů ve formátu docx a xlsx,
  • možnost generování exportů ve formátu XML pro import do ISKP (pro příjemce).

Základní funkčnosti:

  • možnost editace novinek,
  • možnost zobrazení novinek v systému pro vybrané role.

Základní funkčnosti:

  • možnost zobrazení všech dat, které jsou spojeny s daným uživatelem,
  • možnost anonymizace vybraných/všech dat v systému (na základě požadavku uživatele),
  • možnost vygenerování reportu z provedené anonymizace.